اهداف بخشی از هر جنبه‌ای از کسب و کار یا زندگی ما هستند و انگیزه لازم برای جهت‌دهی و تمرکز روی مسیری که باید طی شود را فراهم می‌کنند. ما با تعیین اهداف، آینده‌ای را برای خود تعیین می‌کنیم که باید به آن برسیم. هدف گذاری SMART به ما کمک می‌کند به طور اصولی و به دور از رویابافی مسیری که باید پیش گیریم را مشخص کنیم. SMART مخفف کلمات Specific (مشخص)، Measurable (قابل اندازه‌گیری)، Achievable (دست‌یافتنی)، Realistic (واقع‌بینانه) و Timely (زمانمند) است.
بنابراین، یک هدف SMART هدفی است که همه این معیارها را با هم دارد. داشتن یک هدف گذاری هوشمند باعث می‌شود تا تلاش‌های ما در جهتی مشخص انجام شده و شانس دستیابی به آنها افزایش یابد. به همین خاطر در اینجا ابتدا توضیح خواهیم داد هدف گذاری SMART چیست، چگونه انجام می‌شود، چه مزایا و معایبی دارد و از کجا باید شروع و چه کار کرد.
هدف گذاری اسمارت (SMART) چیست؟
هدف گذاری SMART یعنی طوری مسیر را مشخص کنیم که همه چیز روشن و مبهم نباشد، بتوان دوری و نزدیکی به آن را اندازه‌گیری کرد، بتوان به آن دست یافت، واقع‌بینانه باشد و البته بازه زمانی مشخص برای رسیدن به آن قابل تعیین باشد. هر کدام از این پارامترها را اگر بتوان به درستی تعیین کرد، هدف مورد نظر از حالت یک آرزوی مبهم یا حدس و گمان خارج شده و مسیر رسیدن به آن را می‌توان مهندسی کرد. اما چطور این پارامترها را دقیق مشخص کنیم؟ در ادامه توضیح خواهیم داد.
بررسی اجزای هدف گذاری اسمارت
شناخت دقیق هر کدام از اجزای هدف گذاری هوشمند به ما کمک می‌کند به طور واضح در مسیر رسیدن به اهدافمان گام برداریم. به همین خاطر هر کدام از این اجزاء را در ادامه توضیح می‌دهیم:
Specific: به طور کلی ما شانس بیشتری برای دستیابی به اهدافی که مشخص هستند داریم. برای مشخص کردن یک هدف، باید به 5 سوال زیر پاسخ داد:
چه کسی در این هدف دخیل است؟ چه چیزی را می‌خواهم به دست بیاورم؟ این هدف قرار است در کجا محقق شود؟ چه زمانی می‌خواهم به این هدف برسم؟ و چرا می‌خواهم به این هدف برسم؟
Measurable: یک هدف گذاری SMART باید دارای معیارهایی باشد تا بتواند میزان پیشرفت آن را اندازه‌گیری کرد. اگر هیچ معیاری وجود نداشته باشد، نمی‌توانیم پیشرفت خود را تعیین کرده و بدانیم آیا در حال نزدیک شدن به هدف خود هستیم یا خیر.
Achievable: جنبه دیگر هدف گذاری هوشمند این است که آیا هدف مدنظر قابل دستیابی است یا نه. قابل دستیابی بودن یک هدف به ما کمک می‌کند تا راه‌های تحقق آن هدف را مشخص کرده و متناسب با آنها تلاش کنیم. برای اینکه بدانید هدفتان قابل دستیابی است یا نه سوالات زیر را از خود بپرسید: آیا منابع و قابلیت‌های لازم برای دستیابی به هدف را دارم؟ اگر نه، چه چیزی کم است؟
Realistic: واقع‌گرایانه بودن یک هدف گذاری SMART به این معنی است که با توجه به منابع و زمان موجود، آیا می‌توان به آن هدف دست یافت یا خیر. برای مشخص شدن این جنبه بهتر است از خود بپرسید: آیا هدف واقع‌بینانه و در دسترس است؟ آیا با توجه به زمان و منابع، هدف قابل دستیابی است؟
Timely: جنبه آخر یک هدف گذاری SMART که باید به آن توجه داشته باشید، زمانمند بودنش است. یک هدف گذاری اسمارت باید زمان‌بندی‌شده باشد، به این معنی که تاریخ شروع و پایان داشته باشد. اگر هدف محدودیت زمانی نداشته باشد، هیچ ضرورتی در انجام آن نخواهید داشت و بنابراین انگیزه کمتری برای رسیدن به آن هم دارید. از خود بپرسید: آیا هدف من مهلت دارد؟ تا چه زمانی می‌خواهید به هدف خود برسید؟
هدف گذاری اسمارت (SMART) چگونه انجام می‌شود؟
برای هدف گذاری SMART باید مرحله به مرحله تمام پنج جنبه را رعایت کنید. بهتر است با ذکر یک مثال چگونگی هدف گذاری هوشمند مرحله به مرحله توضیح دهیم:
فرض کنید هدف ما این باشد که امسال شرکتمان طبق بودجه‌بندی که برای آن انجام شده پیش برود. برای اینکه این هدف را به یک هدف گذاری هوشمند تبدیل کنیم، پنج مرحله زیر را گام به گام پشت‌سر می‌گذاریم:
هدف را مشخص می‌کنیم: در مورد این مثال خاص، گزارش بودجه را میان اعضای شرکت تقسیم می‌کنیم و به طور دقیق تعیین می‌کنیم که هزینه‌ها، مخارج و سود باید چقدر باشد.
آن را قابل اندازه‌گیری می‌کنیم: یک مقایسه کلی میان گزارش بودجه سال قبل و امسال انجام داده و تعیین می‌کنیم هر فاکتور باید چقدر کاهش یا افزایش یابد.
آن را دست‌یافتنی می‌کنیم: حوزه‌هایی را که در آنها بیش از حد هزینه شده مشخص می‌کنیم تا متوجه شویم باید چه کارهایی انجام داد.
ارزیابی واقع‌گرایانه: سپس هر حوزه را به طور واقع‌گرایانه ارزیابی می‌کنیم تا مشخص شود آیا می‌توان به میزان کاهش و افزایش مشخص شده دست یافت یا خیر.
زمان‌بندی: در نهایت برای هر فاکتور یک زمان‌بندی یک یا چند ماهه مشخص می‌کنیم تا هدف گذاری SMART انجام شود.
معایب هدف گذاری اسمارت
علاوه بر مزایا و کاربردها، هدف گذاری SMART یک سری معایب نیز دارد. این معایب شامل موارد زیر می‌شود:
برای دنبال کردن اهداف از قبل مشخص شده کاربرد دارد. از آنجا که با استفاده از هدف گذاری SMART قرار است هر هدفی تا حد امکان واقع‌بینانه باشد، بسیاری از افراد و کارآفرینان تمایل دارند بیش از حد واقع‌بین باقی بمانند و ایده‌های آرمانی را دنبال نکنند.
عموما انگیزه دنبال کردن اهداف بزرگ در یک هدف گذاری SMART کاهش می‌یابد. اگر اهداف به اندازه کافی بلندپروازانه نباشند، نمی‌توان انگیزه خاصی هم برای دنبال کردن آنان ایجاد کرد.
فشار زمانی در هدف گذاری اسمارت بسیار پررنگ است. از آنجا که تمرکز اصلی در هدف گذاری هوشمند روی برنامه‌ریزی زمانی است، فشار زمانی می‌تواند روی کیفیت عملکرد تاثیر منفی گذاشته و افراد را به سرهم کردن کارها عادت دهد.
مزایا و کاربرد هدف گذاری اسمارت
به طور کلی مزایای هدف گذاری SMART را می‌توان به شکل زیر خلاصه کرد:
با استفاده از هدف گذاری هوشمند می‌توان کار اجرای اهداف را آسان‌تر کرد. از آنجا که چنین اهدافی بسیار مشخص هستند، مبنای خوبی برای یک برنامه عملی فراهم می‌کنند. همه افراد درگیر در یک پروژه دقیقاً می‌دانند که چه کاری را باید تا چه زمانی انجام دهند. اولویت‌ها در هدف گذاری اسمارت بسیار واضح هستند. با اهداف SMART، تعیین اولویت‌ها و تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه چیزی مهم است و چه چیزی می‌تواند به تعویق بیفتد، آسان‌تر است.
با هدف گذاری هوشمند احتمال موفقیت در رسیدن به اهداف بیشتر است. اهدافی که مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، واقع‌بینانه و دارای محدودیت زمانی هستند، می‌توانند به وضوح بررسی شوند. افراد با هدف گذاری SMART همیشه می‌دانند که آیا به یک هدف دست یافته‌اند یا خیر، یا تا چه حد به آن دست یافته‌اند. این امر باعث می‌شود که انگیزه و تعهد آنها برای تلاش در جهت رسیدن به اهداف بیشتر شود.
هر کدام از این مزایا کاربردهایی در زندگی شخصی و کسب‌وکار دارند که در ادامه هر کدام را به طور جدا بررسی می‌کنیم.
کاربرد هدف گذاری SMART در زندگی شخصی
اولین قدم: استفاده از هدف گذاری SMART در زندگی شخصی این است که هدف خود را خیلی واضح مشخص کنید. برای مثال هدفی مثل «می‌خواهم سالم‌تر باشم» خیلی مبهم است. به چه، چرا، کجا، چه چیزی و چگونه فکر کنید.
قدم دوم: این است که مطمئن شوید هدفتان قابل اندازه‌گیری است، تا بتوانید پیشرفت خود را پیگیری کنید. مثلا سالم‌تر شدن را به لاغرتر شدن تبدیل کنید تا بشود آن را اندازه گرفت. بعد از این کار، باید مطمئن شوید هدفتان قابل دستیابی است. وقتی هدفتان واقع‌گرایانه شد، انگیزه لازم برای دنبال کردن آن را به دست می‌آورید. در این صورت گام آخر این است که یک زمان‌بندی منطقی و متناسب با شرایط خود برای رسیدن به هدف مشخص کنید.
کاربرد هدف گذاری SMART در کسب‌وکار
یکی از کاربردهای اصلی هدف گذاری SMART در راه‌اندازی و پیشبرد اهداف کسب‌وکار است. هدف گذاری اسمارت به ما کمک می‌کند تا روی مهم‌ترین اولویت‌های کسب‌وکارمان تمرکز کنیم و در نتیجه یک مدیریت زمان بهینه برای رسیدن به آنها داشته باشیم. با تعیین اهداف SMART، می‌توان مسئولیت هر کارمند را مشخص کرد و مطمئن شد که در مسیر درست حرکت می‌کند.
در مسیر دستیابی به اهداف یک کسب‌وکار، تعهد و انگیزه زیادی لازم است؛ بنابراین ضروری است که به موفقیت اعتقاد داشت و با وجود چالش‌ها، در مسیر ماند. به خاطر اینکه نتایج اهداف SMART به راحتی قابل اندازه‌گیری هستند، بنابراین می‌توانید ببینید که کسب‌وکارتان در چه مرحله‌ای است و چه مقدار تلاش و زمان برای رسیدن به اهداف لازم دارید. به این ترتیب با استفاده از هدف گذاری SMART می‌توان مشاهده کرد که در کل کسب‌وکار در چه موقعیتی قرار دارد و اهدافش محقق می‌شود یا نه.
اشتباهات رایج هنگام تعیین اهداف اسمارت SMART
به جز موانعی که نام بردیم، هنگام هدف گذاری هوشمند خیلی از ما دچار اشتباهاتی می‌شویم که در ابتدا مانع محسوب نمی‌شوند، اما در بلند مدت مانع از دستیابی ما به اهدافمان می‌شود. این اشتباهات رایج شامل موارد زیر می‌شود:
برنامه‌ریزی و هدف گذاری هوشمند برای اهداف غیرواقعی: یادتان باشد قبل از هر اقدامی از واقعی بودن یا نبودن هدف اطمینان حاصل کنید و بعد برای آن برنامه‌ریزی کنید. مثلا اگر 40 سال دارید دیگر قرار نیست مدال المپیک شنا را برنده شوید. دستیابی به این هدف برای فرد 40 ساله غیرممکن است.
نادیده گرفتن اهداف مهم: فرض کنید هدف اصلی شما این است که فروش خود را تا سال آینده 15 درصد افزایش دهید. با این حال به جای تمرکز روی این هدف، دست به مطالعه ماهانه انواع کتب فروش و درآمدزایی می‌زنید. با اینکه کتاب خواندن به خودی خود مفید است، اما شما را از دنبال کردن هدف واقعی‌تان دور می‌کند؛ پس فقط روی خود هدف و مسیری که به آن ختم می‌شود تمرکز کنید.
دست کم گرفتن بازه زمانی: بازه زمانی که برای رسیدن به هدفتان مشخص کرده‌اید را به هیچ وجه دست کم یا بی‌اهمیت نگیرید. اگر فرضا برنامه‌ریزی کرده‌اید تا سال آینده 10 کیلو وزن کم کنید، هر روزتان باید جزو این 10 سال باشد نه اینکه صبر کنید تا ماه آخر سال و بعد که نزدیک ددلاین شدید به فکر بیفتید. این موضوع را دانشجویان و دانش آموزان شب امتحانی به خوبی درک می‌کنند.
زیر و بم هدف گذاری SMART با ماکان آریا پارسا
ماکان آریا پارسا یکی از کارآفرینان و مربیان حوزه کارآفرینی و مدیریت است. دکتر آریا پارسا نظرات جالبی درباره سیستم هدف گذاری هوشمند و چطور بهینه کردن آن دارد که شنیدن آنها راهنمای خوبی برای کسانی است که قصد دارند از آن برای برنامه‌ریزی زندگی و کسب‌وکارشان استفاده کنند. از دید دکتر ماکان آریا پارسا، هدف گذاری اسمارت یک سری نقاط مثبت دارد که شناخت آنها به استفاده بهینه از این سیستم کمک زیادی می‌کند.
نظرات مثبت و نقاط قوت روش هدف‌گذاری SMART
دکتر ماکان آریا پارسا مزایا و نقاط قوت روش هدف گذاری هوشمند را به طور خاص برای محیط‌های ساختار یافته و پروژه محور، شامل موارد زیر می‌داند:
کاربرد سازمانی و آکادمیک: با توجه به اینکه روش هدف گذاری SMART از ابتدا برای مدیران شرکت‌ها طراحی شده است، در نتیجه برای مدیریت پروژه‌های شرکتی و البته آکادمیک بسیار عالی هستند.
کاربرد سازمانی و آکادمیک: با توجه به اینکه روش هدف گذاری SMART از ابتدا برای مدیران شرکت‌ها طراحی شده است، در نتیجه برای مدیریت پروژه‌های شرکتی و البته آکادمیک بسیار عالی هستند.
افزایش شفافیت و قابلیت ردیابی: مطالعات دکتر آریا پارسا نشان می‌دهد که زمانی یک هدف قابل اندازه‌گیری باشد (Measurable)، فرد با اطلاع کامل وارد مسیر رسیدن به آن شده و می‌داند چقدر به هدف نزدیک شده یا از آن دور مانده است. به همین دلیل هدف گذاری اسمارت با داشتن جنبه قابلیت اندازه‌گیری اهداف، دست افراد را برای برنامه‌ریزی دقیق بسیار باز می‌گذارد.
مزیت در ارزیابی عملکرد شغلی: دکتر پارسا به نکته جالبی درباره هدف گذاری SMART اشاره می‌کند که کمتر به آن توجه شده است. با این روش هدف‌گذاری شما می‌توانید چارچوبی برای ارزیابی عملکرد شغلی و برنامه‌های توسعه فردی و گروهی در محیط کار داشته باشید. همانطور که در یکی از سمینارهای خود اشاره کرده، کارمندی گزارش داده که هدف گذاری هوشمند به عوامل پشتیبانی تلفنی شرکتی که با مشکلات عملکردی روبه‌رو بودند کمک کرده تا آمار خود را بهبود دهند و بتوانند پیشرفت کارشان را ردیابی کنند.
اهمیت زمان‌بندی: ویژگی دیگر هدف گذاری هوشمند که دکتر ماکان آریا پارسا روی مزایای آن تحقیقاتی انجام داده، زمان‌بندی است. از دید او تعیین ضرب‌الاجل یا زمان‌بندی (Time-bound) باعث امیدواری و هدفمند بودن افراد می‌شود.
شکستن اهداف بلندمدت: او همچنین اشاره می‌کند که چطور هدف گذاری SMART به ما کمک می‌کند تا اهداف بزرگ و بلند مدت 5 الی 30 ساله خود را شکسته و در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر قابل دستیابی کنیم. یک هدف بلند مدت وقتی به اهدافی کوتاه و قابل مدیریت شکسته شود، از سردرگمی ما جلوگیری کرده و انگیزه لازم برای رسیدن به آنها را فراهم می‌کند.
سودمندی برای وظایف کوتاه: در نهایت دکتر ماکان آریا پارسا اشاره می‌کند که استفاده از روش هدف گذاری SMART برای رسیدگی به وظایف کوتاه مثل خرده‌فروشی، بسیار پر بازده است.